Электронный архив предприятия

Организация электронного архива предприятия на базе системы FlyDoc

Cистема FlyDoc предоставляет большие возможности по организации электронных архивов.

Создание электронного архива, как и всякая офисная деятельность, требует взвешенного подхода к планированию работ. Рекомендуется заранее продумать структуру дерева документов электронного архива. Тем не менее, система FlyDoc позволяет с легкостью менять иерархическую подчиненность электронных документов, а также быстро выдавать полномочия пользователям и группам пользователей на конкретные фрагменты информационного массива. Это дает возможность оперативно менять структуру архива в соответствии с требованиями текущей ситуации.

Возможность загрузить в один-единственный документ электронного архива любое количество вложенных файлов позволяет быстро перенести в базу данных FlyDoc большое количество накопившейся до внедрения электронного архива информации. Вкладывать в документы FlyDoc можно как изначально созданные на компьютере файлы, так и отсканированные бумажные документы.

При выработке стратегии организации наполнения архива текущими документами следует продумать типичные задачи поиска в архиве, чтобы не усложнять структуру электронного архива сверх разумных пределов. Границей здесь является помещение каждой картинки или текстового файла в отдельный электронный документ FlyDoc, но во многих случаях можно поступать проще.

Для большей наглядности на этой странице описана типичная последовательность создания и использования электронного архива.

Формирование структуры дерева документов электронного архива

В первую очередь необходимо сформировать структуру дерева документов. Логичная структура дерева документов дисциплинирует пользователей и облегчает поиск документов в случае, если поиск производится путем просмотра дерева. Кроме того, грамотное построение дерева делает более содержательными отчеты, которые можно строить для веток дерева документов.

На скриншоте показано типичное дерево документов предприятия, специализирующегося на торгово-закупочной деятельности.

Формирование дерева документов

Наполнение электронного архива накопившимися документами

На втором этапе производится наполнение дерева документов информацией, накопившейся на предприятии к моменту внедрения электронного архива. Скриншот иллюстрирует процесс добавления нового документа с помощью контекстного меню дерева документов.

Наполнение дерева документов

Заполнение карточек документов

Каждый документ имеет набор обязательных атрибутов. Карточка документа показана на скриншоте. Кроме обязательных атрибутов, документ содержит форматированное описание, перечень разрешений на доступ к документу, записи обсуждения документа и набор вложенных в документ файлов.

Редактирование документа

Загрузка вложенных файлов

Отличительной особенностью системы FlyDoc является возможность одновременного добавления в документ произвольного количества файлов вложений из конкретного каталога. Максимальный размер файла вложения ограничивается настройками сети и сервера данных.

Добавление вложений

Оригинальные файлы, помещенные в качестве вложений в документы FlyDoc, можно удалить. FlyDoc хранит не ссылки на файлы, как многие другие системы, а сами файлы. Удаление файлов, загруженных в базу FlyDoc, рекомендуется проводить после того, как будут сделаны минимум две резервных копии базы данных (то есть через несколько дней). Хорошей практикой является параллельное накопление оригинальных файлов порциями по 4 GB с последующей записью на недорогие носители (DVD-ROM). Кроме того, рекомендуется проверять содержимое документов после загрузки большого количества вложений. Это делается путем выборочного просмотра вложений.

Поиск документов в электронном архиве FlyDoc

Система FlyDoc имеет развитые функции поиска документов. Возможен поиск по атрибутам карточки документа, в том числе по подстроке в названии или в описании документа, по типам документов, по сотрудникам, имеющим конкретные обязанности по отношению к документу, а также по подстроке в описании вложения (т.е. по имени файла).

Поиск по подстроке в названии

Разнообразные представления результатов поиска

Условия поиска могут быть применены к любому из представлений базы доступных пользователю документов. Так, результаты поиска можно представить в виде списка, дерева или календаря. Можно отфильтровать строки в сводке задач или в перечне избранных документов.

Просмотр результатов поиска в списке документов

Просмотр документов в различных программах

Для просмотра содержимого найденных документов можно использовать как стандартные программы операционной системы, так и встроенные средства FlyDoc. Система FlyDoc позволяет просматривать растровые графические файлы, текстовые файлы (в том числе html-страницы и файлы исходных текстов программ), а для других файлов (например, для электронных таблиц) вызываются стандартные программы обработки таких документов.

На иллюстрации показаны вложенные в документ графические файлы, использовавшиеся при написании этого текста.

Просмотр вложений в системе FlyDoc

Печать вложений

Из встроенного просмотрщика вложений FlyDoc можно распечатать вложенный файл в заданном масштабе.

Печать вложений в системе FlyDoc

Скриншот позволяет оценить все преимущества современного оборудования. Однако в системе FlyDoc можно достаточно комфортно работать при разрешении монитора 800 на 600 точек.

Система FlyDoc - отличное доступное средство для быстрого построения электронного архива Вашего предприятия. Создание архива, перенос старых файлов и наполнение текущими документами не вызывают затруднений и не требуют длительного обучения пользователей системы. Наибольший же выигрыш дает использование системы не просто в режиме накопления отработанных документов, а в качестве системы управления делами организации.

Предложения по теме

 

Rambler's Top100
Rambler's Top100

© 2006, FlyDoc: CRM и документооборот в управлении предприятием

цена версии Prof на 10 мест: 11900,- справки по тел.: +7 (495) 775-17-37